Il peut être passionnant d'imaginer comment certaines personnes fonctionneront dans certains départements ou comment certains départements fonctionneront lorsqu'ils seront fusionnés avec d'autres.
Souvent, les organisations procèdent à ce genre de pratique expérimentale lorsqu'elles anticipent un changement majeur ou lorsqu'elles pensent que la croissance est imminente. Ainsi, pour se préparer à l'inconnu, elles expérimentent des changements hypothétiques au niveau du personnel, des rôles, des départements, etc.
Les organigrammes peuvent aider les entreprises à préparer d'abord ce genre d'expérience hypothétique sur papier ou sur un espace de travail numérique. De cette façon, le conseil d'administration des cadres peut avoir une image claire des changements prévus.
1. Les organigrammes vous aident à identifier les lacunes de votre entreprise
Si l'on vous demande d'énumérer les noms de vos employés de but en blanc, je suis sûr que vous pourriez obtenir un dix. En revanche, si l'on vous demande de mentionner les qualifications et les compétences particulières de chacun, je doute que vous obteniez un trois.
C'est parce que nous ne gardons pas ces informations en tête.
Quel est le rapport avec les organigrammes, vous demandez-vous ?
Les organigrammes consignent les noms de vos travailleurs, leurs qualifications et leurs autres compétences spéciales. Cela vous permet de voir les compétences dont vous disposez à un moment donné. Et il est essentiel de d'anticiper cette démarche dès la
fondation de votre entreprise.
"Pourquoi serais-je intéressé à connaître les qualifications et les compétences spéciales de mes travailleurs ?" Quelqu'un s'esclaffe. "Qu'est-ce que cela a à voir avec les opérations quotidiennes de l'entreprise ?".
Parce que vous pourriez avoir besoin d'un tel ensemble de compétences à un moment donné dans le futur.
Imaginez que votre entreprise ait besoin d'une personne ayant des compétences particulières en informatique. En regardant votre organigramme, vous pouvez rapidement voir si quelqu'un dans l'entreprise possède cette compétence particulière. De manière choquante, cette personne ne fait peut-être même pas partie du département informatique.
Mais parfois, vous devez chercher au sein de votre entreprise d'autres moyens de répondre à vos besoins. Cela peut sembler étrange venant d'un expert en prêts, mais les prêts ne sont pas toujours la solution."
2. Les organigrammes vous aident à faire évoluer vos effectifs
Les organigrammes modernes sont conçus numériquement, ce qui signifie qu'ils peuvent être créés, consultés et partagés sur Internet. Il en résulte que n'importe qui peut y avoir accès quand il le souhaite.
En tant que propriétaire d'entreprise ou gestionnaire, vous pouvez avoir besoin de connaître le nombre d'employés travaillant actuellement dans votre organisation. Un organigramme vous aide à le savoir, où que vous soyez.
Si vous perdez certains travailleurs, un organigramme peut vous aider à savoir combien vous en avez perdu et combien de remplaçants sont nécessaires.
Dans l'ensemble, un organigramme peut vous aider à suivre l'état de vos effectifs à tout moment et en tout lieu.
3. les organigrammes facilitent la communication intra-organisationnels
Quelle que soit la taille de votre organisation, disposer d'un organigramme permet d'établir une structure hiérarchique claire. Grâce à lui, tout le monde sait qui dirige où, qui est responsable de quoi, ou qui fait quoi. Lorsque des rapports doivent être établis, tout le monde sait à qui s'adresser. Lorsque quelque chose ne fonctionne pas, les travailleurs savent clairement à qui s'adresser ou à qui demander des comptes.
Bien sûr, avec le temps, les travailleurs s'habituent à l'environnement de travail, au point de connaître tout le monde comme le fond de leur poche. Mais avant cela, ils ont besoin d'aide pour identifier leurs partenaires de travail et leurs services. Et sur ce plan, les organigrammes peuvent être d'une grande aide.
4. Les organigrammes facilitent la coordination hiérarchique
Lorsque vous n'aidez pas les travailleurs à comprendre qui est qui dans votre organisation, vous ne pouvez pas leur reprocher de manquer de respect à leurs supérieurs. Après tout, personne ne se promène avec le titre de son poste imprimé sur le front.
Pour assurer la coordination, l'ordre et le respect mutuel au sein de l'organisation, il est important que chacun comprenne les rôles des autres dans l'entreprise.
Par exemple, un jeune membre du personnel doit savoir à quel niveau de l'échelle se situe une personne dont le titre est "Assistant Manager". Ainsi, il ne négligerait pas une directive venant du bureau de ce dernier.
5. les organigrammes simplifient le processus d'accueil des employés
Lorsque vous embauchez de nouveaux talents, en particulier pour des emplois à distance, il vous incombe alors de les aider à se familiariser avec le personnel existant. Vous devez leur montrer les différents départements qui existent et ce que chaque personne représente.
Dans la plupart des cas, ce processus peut prendre des jours, voire des semaines, en fonction de la taille de l'organisation. Heureusement, les organigrammes peuvent contribuer à simplifier le processus.
En dessinant la structure de l'entreprise sur un organigramme, les nouveaux travailleurs peuvent apprendre les noms et les visages de leurs collègues par eux-mêmes, sans que personne n'ait besoin de leur montrer les lieux.
De même, lorsqu'ils doivent communiquer avec d'autres services de l'entreprise, un organigramme peut les aider à identifier les personnes à qui s'adresser dans chaque service.
Enfin, les organigrammes rendent le processus de travail transparent pour les nouveaux embauchés au cours des premières semaines de reprise. Lorsqu'ils doivent soumettre des missions, signaler des problèmes ou collaborer avec d'autres travailleurs, l'organigramme peut leur indiquer la direction à suivre.
6. Les organigrammes aident les responsables à gérer les communications interdépartementales
Combien de départements dépendent des directives du bureau du manager pour fonctionner ? Combien de travailleurs sont sous la chaîne de commandement directe d'un manager ?
Dans la plupart des cas, le travail d'un manager recoupe plusieurs départements. Étant donné qu'il doit superviser et coordonner, son rôle peut l'amener à s'entendre avec des travailleurs ou des responsables d'autres services.
Un organigramme peut aider les managers à voir jusqu'où va leur chaîne de commandement. De même, les organigrammes peuvent aider les managers à comprendre la chaîne de commandement des autres départements au cas où ils devraient collaborer avec eux.
Imaginez qu'un responsable des opérations dans une usine de fabrication souhaite communiquer avec le service financier. Un organigramme peut l'aider à comprendre à qui parler ou à qui adresser ses demandes.